تکنیک های استخراج نیازمندی ها
یک مهندس نیازمندی ها باید نیازهای واقعی را از اظهارات ذینفعان استخراج کند.
هرچند این اظهارات ممکن است دارای تناقضاتی هم باشد.
مثلاً در جلسه ای نیازمندی ای بااهمیت مطرح‌شده و در جلسه ی دیگر به نیازمندی دیگری اشاره‌شده است. اینکه دقیقاً چه چیزی را میخواهند که سیستم برایشان انجام دهد؟
از اهمیت ویژهای برخوردار است.
اگر برایشان ملموس و مشخص نباشد، سیستم طراحی میشود، هزینه و زمان زیادی صرف آن میشود، ولی درنهایت نیازهای اصلی را برآورده نمیکند، پروژه با شکست مواجه میشود.
تکنیک های زیادی برای استخراج نیازمندی ها وجود دارد که تعدادی از آن‌ها را مطرح خواهیم کرد.
تکنیک های استخراج نیازمندی ها برای یک مهندس نیازمندیها مثل ابزارهای مختلفی است که یک مکانیک در جعبه‌ابزار خود دارد، ممکن یک ابزار بیشتر از بقیه استفاده شود ولی برای هر کاری مناسب نمیباشد، مکانیک با توجه به مشکل به وجود آمده تشخیص میدهد که از کدام ابزار استفاده کند، پس ما هم به‌عنوان مهندس نیازمندیها باید بتوانیم با توجه به موضوع مطرح‌شده تکنیک مناسب را به کار بگیریم.
مهارت یک مهندس نیازمندی ها این است که بتواند با استفاده از به‌کارگیری یک یا ترکیبی از چند تکنیک استخراج نیازمندی ها این نیازهای واقعی را شناسایی کند.
مثلاً از یک روش مانند مصاحبه برای شنیدن آنچه مدنظر ذینفعان است، استفاده کند و با به‌کارگیری روشی دیگر مثلاً بررسی مستندات مربوطه، درستی آن‌ها را تعیین نماییم.
تکنیک مصاحبه
به این صورت که سؤالاتی از پیش تهیه و از یک یا چند ذینفع پرسیده شده و پاسخها ثبت میگردد. یک مهندس نیازمندی های باتجربه باید بتواند روی بحثها کنترل داشته باشد.
گرفتن تأیید و پرسیدن جنبه های مختلف موضوع از ذینفعان برای اطمینان از کامل بودن پاسخها، ضروری میباشد. یکی از معایب این روش وقت گیر بودنش است.
این تکنیک رایج‌ترین تکنیک برای استخراج نیازمندیها است.
تکنیک توفان فکری
در ایران ترجمه های متفاوتی از این واژه وجود دارد مانند توفان ذهنی، بارش مغزی و … استفاده از این روش درصورتی‌که به‌درستی تعلیم داده شود و به‌خوبی برگزار گردد، میتواند وسیله قدرتمندی برای افزایش نیروی ذهن به‌حساب آید.
توفان فکری روشی خلاقانه به‌منظور شناسایی ایدههای خلاقانه برای یک موضوع است.
در جلسات توفان فکری با زمان مشخص و با تعداد افراد بین ۵ تا ۱۰ نفر، ایده ها جمع آوری میشود.
در ابتدا تمام ایده ها بدون قضاوت، بحث و توضیحی ثبت میگردد.
بعد از جمع آوری همه ایده ها، آن‌ها را تحلیل می نمایند و با حذف موردهای تکراری، ترکیب و رتبه بندی، فهرست نهایی آماده میگردد.
الکس آزبورن Alex Osborn، بنیان‌گذار موسسه آموزش خلاق در کتاب خود با نام ” تصورات کاربردی” برای مؤثر بودن جلسات توفان فکری چند قانون به شرح زیر پیشنهاد میکند:
- پرهیز از انتقاد ایده ها
- مقدار و کمیت ایده ها هر چه بیشتر باشد، بهتر است
- گفتن هر ایدهای آزاد است
- ترکیب و بهبود ایده ها برای خلق ایده جدید
با وجود قوانین که به‌صورت سادهای بیان شده‌اند، اما در عمل کردن آن‌قدری مشکل است. اولین قانونی که توجه به آن لازم است این است که همه اعضا باید به‌درستی از اصول مربوط به آن پیروی کنند؛ زیرا قدرت این جلسات هنگامی مستحکم میشود که هر شرکت کننده ای به اصول پیشنهادی و مفاهیم آن پایبند باشد.
در اینجا لازم است که توضیحاتی در خصوص هر یک از اصول برای درک بهتر بیان شود:
پرهیز از انتقاد ایدهها
اولین شرط مهم در پرورش تفکر خلاق این است که برای مدتی انتقاد را کنار بگذاریم. البته در جامعهای که به ما آموختهاند که انتقاد کنیم و ما را به خاطر قضاوتی که در کارها از خود نشان داده ایم همواره مورد تشویق قرار میدادند، منع کردن ما از ارائه انتقاد حتی برای مدت کوتاه میتواند کاملاً ناراحت‌کننده باشد.
مقدار و کمیت ایده ها هر چه بیشتر باشد بهتر است
مقدار و کمیت خود، به بروز کیفیت منجر میشود، زیرا دامنه مطالبی را که قصد داریم از بین آن‌ها انتخاب کنیم، بیشتر میشود. مثلاً اگر قرار است که ده درصد از ایدهها به حل مسئله کمک کند، اگر صد ایده مطرح شود، میتوان از صد مورد ۱۰ مورد را به‌عنوان راهحل عملی به کار برد، درصورتی‌که از ۱۰ مورد شاید یک مورد به کار بیاید. ایده ها باید به‌اختصار بیان شوند.
گفتن هر ایدهای آزاد است
توانایی شرکت در جلساتی که در آن گفتن هر نوع ایدهای آزاد است، در صورتی شکوفا میشود که فرد به آن جلسه اعتماد داشته باشد. او باید اعتماد کند تا بدون ترس از تحقیر، ایده های خود را هر چند احمقانه به نظر برسند، بیان کند.
ایده های مطرح‌شده در جلسات و بروز آزادانه افکار، به ما کمک میکنند تا با سبکی نو و روشی تازه راه حلهای جدید را پیدا نماییم.
ترکیب و بهبود ایده ها برای خلق ایده جدید (همبستگی اندیشه ها)
یکی از مهمترین فواید جلسات توفان فکری، این است که افراد شرکت کننده همدیگر را برای ارائه ایده های بیشتر برمی‌انگیزانند. این جلسات اغلب پرهیجان و سرگرم کننده اند و افراد را باهم متحد میسازند.
این تکنیک زمانی مناسب است که ذینفعان زیادی وجود داشته باشند، که دارای سطوح تقریباً یکسانی از تسلط بر موضوع باشند
و بتوانند اصول مطرح شده در جلسات توفان فکری را رعایت نمایند.
تکنیک تحلیل مستندات
در این روش میتوانید با مطالعه سیستم موجود و مستندات مرتبط با آن شامل گردش کارهای اصلی و فرعی سیستم، نمودارها، راهنمای سیستم، گزارشات موردنیازشان از سیستم، اطلاعات بسیار خوبی به دست آورید کهدر ادامه راه میتوانید قدم های محکم‌تری بردارید.
تکنیک کارگاه نیازمندی ها
زمانی که درگیر پروژهای پیچیده با تعداد زیادی ذینفعان هستید یکی از سریع‌ترین و مقرون به‌صرفه‌ترین روش استخراج نیازمندیها، کارگاه نیازمندیها میباشد.
این کارگاه باید به‌دقت برنامه ریزی و مدیریت شود تا مزایای مورد انتظار به دست آید.
کارگاه نیازمندیها میتواند برای موارد زیر مورداستفاده قرار گیرد:
- کشف نیازمندیها
- بازنگری و تأیید نیازمندیها (نیازهای واقعی رو به دست آوردن)
- اولویت بندی نیازمندیها
- تعیین حدومرز نیازمندیها
در مراحل ابتدایی، کارگاه با هدف استخراج نیازمندیها برگزار میگردد در ادامه نیز با هدف بازنگری و تأیید موارد کاربرد شناسایی‌شده برگزار میشود و بعد از آن با هدف مرور و تأیید نهایی نیازمندیها برگزار گردد.
تکنیک گروه متمرکز
گروه متمرکز یک جلسه گروهی نیمه ساختاری است که به‌وسیله رهبر گروه هدایت و در شرایط غیررسمی، باهدف جمعآوری اطلاعات در مورد محصول، سرویس، عنوان، مفهوم ایده خاصی برگزار میشود.
یکی از فرضیات این روش در این است که افراد منابع پرارزش اطلاعات هستند و قادرند که احساسات و رفتارهای خود را توصیف کنند.
دلیل دیگری که از این روش استفاده میشود این است که افراد برای توصیف دیدگاه خود نسبت به روش مصاحبه تشویق میشوند.
اگرچه گروه متمرکز از جنبه های بسیاری مشابه مصاحبه است اما در آن سعی میشود افرادی تقریباً در یک سطح دانش در مورد موضوعی خاص که از آن اطلاع دارند، اظهارنظر کنند.
انتخاب شرکت کنندگان مناسب برای گروه های متمرکز حیاتی است.
چگونگی انتخاب افراد معمولترین علت شکست در استفاده از گروههای متمرکز است. شاید این سؤال در ذهنتان باشد که شرکتکنندگان باید چه خصوصیاتی داشته باشند؟
توانایی ارائه اطلاعات و تجربه در مورد آن موضوع خاص را داشته باشند. همچنین افرادی که به گروه دعوت میشوند باید دارای تجربه یا صفتی مشترک در مورد موضوع باشند.
بهتر است افراد شرکت کننده تا حد امکان باهم در مواردی همچون سن، جنسیت، فرهنگ و سطح تحصیلات هماهنگی داشته باشند.
در مورد تعداد افراد در گروه، نظرهای متفاوتی وجود دارد که ۶ تا ۱۰ نفر میتواند مناسب باشد. مدت‌زمان جلسات میتواند بین ۴۵ تا ۹۰ دقیقه باشد.
نقاط قوت گروه متمرکز
- گفتگوی افراد در مورد جنبه های مختلف موضوع، اطلاعات عمیقی را به ما میدهد.
نقاط ضعف گروه متمرکز
- اصلیترین نقطه‌ضعف این روش، تفکر گروهی است، ممکن است عدم توافق باعث این شود که از موضوع اصلی دور شوید
- کنترل و مدیریت گروه نیاز به تجربه و درایت دارد
- تشویق همه افراد به مشارکت در بحث میتواند، سخت باشد.
به‌عنوان‌مثال می‌توانیم در مورد جمعآوری نظر افراد در خصوص وبسایت یا نرم‌افزار بپرسیم اینکه آیا میتوانند به‌راحتی با آن کار کنند؟ یا نیاز است تغییراتی در آن ایجاد شود؟
پیشنهاد می گردد مقاله اهمیت آشنایی با تیپهای شخصیتی برای یک مهندس نیازمندی ها مطالعه گردد
